上へ出す分と、僕が使う分。 − "最初の読者" −

部下から集めた数字と進み具合を、僕がまとめます。まとめたものは、上へ出します。

その作業を前より速くした話は、以前に書きました。

ただ、この時間には、もう一つ役割があります。

毎月、決まった形で上へ出しています

僕には、毎月決まった形で作って、決まった先へ出しているものがあります。

決まった時期が来ると、部下に声をかけて、数字や進み具合を集めるところから始めます。集まったものを僕がまとめて、上へ出します。

部下から情報や数字、進み具合を集めて、最終的に僕がまとめて上へ出します。

形は決まっています。部署ごとに好きな形で出すと、受け取る側が見にくくなるからです。

組織ごとに、必要に応じてグラフなどを足すことはあります。それ以外は、決められた形のまま出しています。

集めた情報は、出したあとも僕の手元に残ります。完成したものだけではなく、そこへ至る途中の数字や進み具合も、僕のところにあります。

作る時間は、短くなりました

作る時間は、前より短くなりました。短くなったのは、主に文章にまとめる部分です。

集めるところと、集めたものを見るところは、前と同じだけ残っています。

定期の報告書のたたき台をAIに出してもらって、作る時間を短くした話は、前に書きました。AIの使い方をまとめた回です。

短くなったあとの時間を、何に使っているか

あれは、作り方の話でした。今回は、短くなったあとの時間を、何に使っているかの話です。

上へ出すこと自体は、それで役目を果たしています。ただ、数字を転記して終わると、この時間は上へ出すためだけの時間になります。

数字を集める時間に、僕が見ているもの

上へ出すために数字や進み具合を集めているあいだに、僕は自分のチームを見ています。

部下に任せている仕事ほど、任せたままでは見えにくくなる部分があります。改善の仕事は、とくにそうです。

報告を作るタイミングで進み具合を見に行き、報告の中身と実態にズレがないか、遅れがないか、この先どこにつながるかを見ます。報告を作る時期が、そのまま見に行く時期になっています。

転記する前に、一度だけ見ます

残業の時間をまとめるときは、数字を転記して終わらせずに、一時的なものか、同じ人で続いていないかを見ます。転記する前に、一度だけ見ます。

普段から、顔は見ています。それでも、決まった時期に、チーム全体へ目を通す時間にしています。

集めた数字と、自分の手応えが合わないことがあります。どちらかをその場で正解にはしません。

元の情報へ戻ると、計算違いや、元のデータの間違いだったこともあります。経験から出た違和感は、結論ではなく、確認を始める合図です。

まだ分からないことをどう出すかは、前に書きました。今回は、その中身を集めている時間の話です。

この報告の最初の読者は、僕です

上へ出すものを作りながら、僕は自分のチームの状態を先に読んでいます。

上へ出す形は、上が見やすいように決まっています。その形に整える前に、集めたものを見て、チームの中で何が進んで、何が止まっているかを読みます。

上の関心に沿って並べる前に、僕の関心で一度読んでいる、ということです。上へ出すものを作る過程で、まず僕がチームの状態を読み直しています。

上へ出す分も、僕が使う分も、集めるところは一つです。

僕にとって定期報告を作る時間は、組織の定期検診にもなっています。

上司から返ってきたものを、次に作るときへ回しています

上司からは、質問や指摘が来ます。それを、次に作るときの手持ちにしています。

管理のための報告なので、分からないところは確認されます。事前に相談してあったので、僕はもう伝わっていると思って書きませんでした。

あとで「ここにも入れてほしい」と言われたことがあります。逆に、「そこまで細かくなくていい」「ここはもう少し詳しく」という調整もありました。

最初は、どこまで細かく書くかの加減が、難しく感じました。

次に作るときは、前回もらった指摘を先に見ます。

そのために、僕はOutlookの予定表に、作成と提出のタイミングを定期イベントとして入れています。そこに、決まった形と、これまでに受けた指摘、どこまで詳しく書くか、気をつけることも入れてあります。

予定が来たら、まずそこを見ます。それから、いま持っている最新の情報を集めて、次の報告を作ります。

やり取りを重ねて認識が合ってくると、質問は減ってきました。

まとめ｜出すために集めた情報を、僕も使っています

上へ出すものは、決められたとおりに出しています。同じ作業の中に、僕が自分のために見ている部分があります。

上へ出す分は、決まった形で上に届きます。僕が使う分は、その手前で、僕のところに残ります。

同じ数字を集めて、二つの使い方をしています。

形も、出す先も、会社ごとに違うと思います。それでも、毎月その時間がある人には、同じことができます。

上へ出すために集めた情報を、僕は自分のチームを見るためにも使っています。

— Calmly. Surely. —

---

読む人を、先に決めるという考え方

僕はこの本をAudibleで聴きました。読む人が何を知りたいかを先に置いてから、文書を組み立てる。その考え方を扱った本です。上へ出す報告にも読む人がいて、その読む人の中に、作っている僕も入っていた、というのが今回の話でした。

※ここからはアフィリエイトリンクを含みます。

▶︎ 最初に読むのは、誰か

入門 考える技術・書く技術 日本人のロジカルシンキング実践法

山崎康司 著（ダイヤモンド社）

日本語のビジネス文書を前提に、読む人の関心と疑問から組み立てる考え方を扱った入門書です。上へ出すものを作るときの、並べ方の手がかりになります。

• 1章が、読む人の関心と疑問から書き始める章になっている
• 日本語のビジネス文書を前提に書かれた入門書

Amazonで見る →

僕自身はAudibleで聴きました。音声で聴く場合はこちらです。

---

関連記事